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      聲像檔案數字化

      大數據時代實物與聲像檔案數字化管理-聲像檔案搶救

      將廣播級、民用級等各種規格錄音、錄像帶進行數字化處理和保存,包括: 錄像帶:VHS系列,Betamax系列,Betacam系列,DVCPRO系列,DVCAM系列,MINIDV系列,U-matic系列 信息化技術的飛速發展,帶動了信息的高速傳播,信息量也呈現出了幾何遞增的趨勢,大數據時代隨之到來。在大數據背景下,檔案管理呈現出聲像檔案數字化加工的特點,傳統的檔案管理模式暴露出許多缺陷和問題。對于管理人員而言,如何適應大數據時代的要求,做好實物與聲像檔案的聲像檔案數字化加工,是需要重點研究的課題。本文結合大數據時代的特點,對實物與聲像檔案的聲像檔案數字化加工策略進行了分析和探討。 關鍵詞:大數據時代;實物聲像檔案;聲像檔案數字化加工 檔案主要是針對相關部門生產經營活動的一種歷史記錄,是具有保存價值的文檔資料,可以對部門發展的真實情況進行反映,是內部管理的重要組成部分。在當前大數據時代,傳統的檔案管理模式暴露出許多問題,需要及時引入現代信息技術,實現實物與聲像檔案的聲像檔案數字化加工,提升檔案的管理水平。 一、大數據背景下的檔案管理特點 (一)大數據時代的特點 大數據也稱巨量數據,指數據量極其巨大,無法通過現有的主流數據處理軟件,在合理的時間內進行采集、管理、處理的資訊。大數據是繼移動計算、物聯網、云計算等信息技術之后的又一個新興事物,是在信息技術快速發展的基礎上產生和發展起來的。當數據容量在10TB-1PB之間時,就可以稱之為“大數據”。大數據的特點,一是信息容量龐大,能夠達到1ZP(約為1.0×1012GB)的數量級,與傳統1TB(約為1.0×103GB)的數量級相比要遠遠超出;二是處理效率極高,信息流能夠進行實時計算存儲,依托于網絡可以實現高速傳輸;三是信息結構多樣,除傳統的文本信息,還包括了音頻、視頻、圖像等多樣化的內容,在為人們提供更加高效的數據服務的同時,也在一定程度上增大了信息處理的難度。 (二)數字化檔案管理的應運而生 大數據時代,在信息化技術飛速發展的影響下,檔案信息逐漸向著數字化的方向發展,數字化檔案管理也因此得以產生。與傳統檔案管理相比,數字化檔案管理是一種在高速寬帶網絡上運行的、可以實現跨數據庫檢索的、具有含量數字化信息資源的庫群,能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集,通過數字化加工存儲,形成相應的檔案文獻。數字化檔案管理系統的本質,可以看作是對數字信息進行存儲的數據庫,可以利用數字技術進行信息資源的組織管理和存儲,用戶能夠通過連接網絡的終端設備,隨時隨地獲取信息服務。伴隨著計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術等的飛速發展,信息存儲方式也在不斷變革,相比較傳統的紙質載體和膠片載體,在存儲同等數量信息的前提下,電子存儲設備的價格更加低廉,而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有著更好的優勢,也因此推動了數字化檔案管理的發展。對于企業及相關部門而言,在實物、聲像檔案中實現聲像檔案數字化加工,應該算是企業檔案管理發展的一種必然趨勢。 二、傳統實物、聲像檔案管理存在的問題 實物檔案是指以物質實體為載體,能夠反映相關單位和部門職能活動以及歷史事件的,具有保存價值的物品,其具有檔案本身所具備的原始性、直觀性以及確定性的特征,包括各類證書、獎杯、錦旗、名人字畫、牌匾等;聲像檔案則是以感光材料或者磁性材料為載體,通過聲音、圖像的方式對各種活動進記錄,形成的具有保存價值的歷史記錄,包括照片、磁帶、錄像帶等。實物檔案和聲像檔案都是全宗檔案的重要組成部分。在傳統的實物、聲像檔案管理中,大數據時代的影響使得檔案數量持續增長,而由于檔案載體的多樣性,在管理中存在著一些問題。 (一)工作環節重復 在實物和聲像檔案管理中,由于載體眾多,為了方便管理需要首先進行分類,針對不同的檔案載體采取不同的管理方式。在這種情況下,不僅工作量巨大,而且存在著大量的重復勞動,對于人力資源的需求巨大,而且不同載體在材質上的差異性對于管理工作提出了更高的要求,加大了對復合型人才的需求。 (二)資金投入巨大 與常規的文書檔案不同,實物檔案和聲像檔案的載體更加特殊,對于存儲環境有著更加嚴格的要求。為了提高管理效率,對檔案進行保護,需要購買專門的存儲設備,尤其是對于一些媒體部門,其對于聲像檔案管理工作要求極其嚴苛,存儲設備的專業性也更強。在這種情況下,購買存儲設備會導致成本的增加,給企業的生產經營造成一定的負面影響。 (三)影響體系構建 對于企業而言,構建完善的檔案管理體系,是提高檔案管理效率的關鍵所在。而對于實物、聲像檔案而言,管理體系的構建需要能夠同時滿足檔案的收集、鑒別、整理、存儲、轉遞以及查閱等多方面的業務需求,集合相應的模塊化設計以及網絡技術,才能夠實現高效快捷的數字化檔案管理。如果依然沿用傳統的檔案管理模式,很難形成滿足上述需求的系統化模式,可能導致歸檔不完整、管理混亂等問題,進而影響檔案管理的優秀性。 (四)檔案保護措施不夠 許多單位在實物和聲像檔案入庫后,沒有采取相應的保護措施,一方面加大了檔案檢索的難度;另一方面部分存儲時間較長的檔案可能會出現損壞和報廢的情況,導致檔案資料的丟失。 三、大數據時代實物、聲像檔案聲像檔案數字化加工策略 以數字化技術實現對于實物、聲像檔案的管理,可以將證書、獎章、照片、視頻等進行相應的數字化處理,經轉錄和編碼后,存儲在計算機平臺中,利用專業的管理軟件,可以大大提高檔案檢索的效率,同時具有更高的存儲價值。具體來講,在大數據時代背景下,實物、聲像檔案的聲像檔案數字化加工應該從以下幾個方面著手: (一)數字化采集 數字化采集主要是利用專業的數字化設備,將實物、聲像檔案轉化為數字化信息,實現相應的檔案采集。例如,針對照片、證書等檔案,可以利用掃描儀等設備,將收集到的資料掃描到計算機系統中,同時對其進行編碼和保存,實現檔案的聲像檔案數字化加工。對于數碼膠片等聲像檔案,可以依托于互聯網技術,實現數據資料的網上采集,然后對采集到的所有信息進行分類歸檔。與傳統數據采集方式相比,數字化采集可以進一步提高資源的利用價值,同時采集到的信息便于進行管理和保存,即使數據損壞或者丟失,只需要再次采集即可,不會對原來的實物、聲像檔案載體造成影響。 (二)數字化處理 數字化處理必須依照相同的標準,確保處理后的數據信息格式統一,方便進行歸檔和管理。同時,為了保證良好的檔案檢索效率,確保用戶能夠以最快的速度、最短的時間獲得自身需要的目標資源,就必須針對采集到的檔案信息進行統一編碼。例如,在對視頻光碟類型的聲像檔案進行管理時,必須關注錄制的鏡頭和場景,將視頻中涉及的制片、編導、演員等資料進行相應的編目。應該認識到,檔案管理的主要目的,并非是對各類文獻資料等的保存,而是為了方便使用,因此必須做好編目工作。由于實物、聲像檔案本身的特點,編目工作量巨大而且工序比較繁瑣,需要耗費大量的時間,必須依照統一的標準,強化檔案管理人員的責任意識和質量意識,保證較高的編目水平,為用戶提供更加完善的服務。 (三)數據庫建設 資源的高度共享是大數據時代檔案管理的顯著特征。為了提高服務質量,在實物、聲像檔案的聲像檔案數字化加工中,應該構建完善的在線數據庫,做好檔案的整理和分類。以聲像檔案為例,結合其特點,可以分為圖片、音頻和視頻三種不同的類型,通過合理分類,可以提高管理與檢索的效率。同時,檔案分析人員應該結合本單位的特點來完成數據庫的建設。例如,在企業檔案管理中,結合企業經營管理的實際需求,可以利用檢索查詢方式將在線數據庫分為專題專項信息數據庫、時間信息數據庫、項目工程建設信息數據庫,而為了進一步提升數據庫的使用價值,在對在線數據庫進行建設時,必須結合實際情況,采取針對性的措施,嚴格依照相應的檔案管理標準,確保資源的有效共享。另外,考慮到實物、聲像檔案的特殊性,即使轉化為數字化檔案,仍然需要占據大量的存儲空間,需要不斷進行系統升級。對此,可以構建在線檔案,減少對存儲空間的占用。具體來講,可以將磁盤數據分為近線數據流磁帶庫和離線數據流磁帶庫,結合數據庫的利用率進行分別存儲,從而提高系統存儲空間的利用率。實踐證明,這種方式不存在安全風險,而且具有非常顯著的效果,是當前技術條件下數字化檔案管理的一種有效手段,值得進行推廣。 四、結束語 總而言之,信息化技術的發展和普及,帶動了大數據時代的到來,對于檔案管理工作也產生了巨大的沖擊。在這樣的背景下,傳統實物、聲像檔案管理模式暴露出許多的問題,影響了檔案管理水平的提高。檔案管理人員應該及時更新觀念,利用信息化技術,實現實物、聲像檔案的聲像檔案數字化加工,確保檔案管理的效果,為人們提供更好的服務。